Den Firmenumzug richtig planen
Ein Firmenumzug ist eine logistische wie organisatorische Herausforderung. Gute Planung ist hier das A und O – und mit der sollten Sie mindestens vier Monate vor dem Stichtag beginnen. Ein nützliches Tool dafür findet sich im Web:
Der kostenlose Umzugskalender bietet voreingestellte Termine sowie viel Raum, eigene Daten einzutragen. Eine Erinnerungsfunktion stellt sicher, dass nichts vergessen wird. Besonders praktisch: Auch die am Umzug beteiligten Mitarbeiter können online auf den Umzugskalender zugreifen – damit sind alle jederzeit über die anstehenden Planungen informiert.
Im Team klappt der Firmenumzug besser
Generell sollte der Firmenumzug so terminiert werden, dass der Haupttransport an einem Wochenende stattfindet: So kann am Freitag noch gepackt werden und am Montag am neuen Firmensitz die Arbeit wieder beginnen.
Sobald das Datum für den Firmenumzug feststeht, sollten alle Beteiligten informiert werden: Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner, aber auch Dienstleister und Behörden sowie Strom- und Wasserversorger und Versicherungen. Ein Hinweis auf der Firmenwebsite stellt sicher, dass auch potentielle Neukunden die neue Adresse bekommen.
Für die weitere Umzugsorganisation ist es sinnvoll, die Mitarbeiter einzubinden: Bilden Sie Teams für verschiedene Aufgaben. So kann sich beispielsweise ein Team um die Einrichtung und Ausstattung der neuen Räume kümmern, ein anderes die Beauftragung des Umzugsunternehmens übernehmen und ein drittes sich mit dem Umzug von Elektronik und IT befassen.
Profis für den Firmenumzug
Den Transport der Büroausstattung sollten Sie in jedem Fall von einem auf Firmenumzüge spezialisierten Unternehmen erledigen lassen. Dies spart nicht nur Zeit und Organisationsaufwand, sondern ist auch versicherungs- und steuertechnisch günstiger als wenn Sie selbst (zu viel) Hand anlegen.
Angebote von Umzugsunternehmen erhalten Sie kostenlos im Internet.
Klären Sie bei einem Besichtigungstermin mit der Spedition genau, welche Arbeiten diese übernehmen kann, z. B. ob Verpackungsmaterial zur Verfügung gestellt wird oder ob es einen Mitarbeiter gibt, der sich speziell um den Transport der EDV kümmert. So können Sie genau abstecken, welche Arbeiten Sie selbst bzw. ihre Mitarbeiter übernehmen und welche Sie der Spedition überlassen wollen.
Den Firmenumzug für Neuerungen nutzen
Mit neuen Büroräumen bekommen Sie eine gute Gelegenheit, einmal gründlich aufzuräumen und auszumisten und die alten Abläufe und Einrichtungen zu überprüfen: Sollte der Drucker nicht besser an einem anderen Platz stehen? Kann im Zuge des Umzuges vielleicht das Archiv digitalisiert werden? Sind EDV- und Telefonanlage noch up-to-date oder sollten moderne Geräte angeschafft werden? All diese Dinge können jetzt viel einfacher angegangen werden als im normalen Geschäftsalltag.